Cum să răspundeți politicos la telefon

Sunt șanse să răspunzi la telefon și să vorbești cu oameni destul de regulat. Când răspundeți la telefon, este important să știți cum să răspundeți corespunzător, astfel încât să nu porniți conversația pe un picior rău. Răspundeți telefonului politicos vorbind clar, concentrându-vă asupra apelului și menținând profesionalismul dacă vă aflați într-un mediu de lucru.

Cap 1
Vorbind clar

  1. Vorbiți direct în muștiuc.
    1
    Vorbiți direct în muștiuc. Rămâi ușor telefonul pe obraz și vorbiți în piesa de bucățică care ar trebui să cadă în mod natural lângă gură. Nu vă faceți griji dacă puneți muștiucul prea aproape de gură sau trebuie să vorbiți tare.
  2. Spune: "Bună ziua?
    2
    Spune: "Bună ziua? într-un ton placut de voce. Menționați-vă numele atunci când ridicați telefonul. Dacă nu recunoașteți ID-ul apelantului sau cunoașteți apelul, puteți adăuga "Acesta este Sam". [3] Dacă ați văzut cine a sunat pe identificatorul apelantului și îl cunoașteți, nu ezitați să spuneți - € œHi Tom! Cum vă simțiți astăzi? Pentru un răspuns mai formal, puteți spune: "Aceasta este reședința lui Smith."
  3. Nu răspundeți la telefon în timp ce mestecați guma sau mâncarea.
    3
    Nu răspundeți la telefon în timp ce mestecați guma sau mâncarea. Dacă vă mestecați guma sau mâncarea, faceți timp înainte de a răspunde, pentru al scuipa sau a înghiți. Vrei ca gura să fie clară și pregătită pentru o conversație plăcută atunci când răspunzi la telefon. [4]
  4. Vorbiți clar folosind tonul obișnuit de voce.
    4
    Vorbiți clar folosind tonul obișnuit de voce. Nu vă faceți griji cu privire la strigând în piesa bucală sau la enunțarea cuvintelor. În schimb, vorbiți încet și distinct și concentrați-vă asupra comunicării gândurilor în mod clar. [5] Dacă persoana de pe celălalt capăt al liniei pare slabă, cereți-le să pună piesa bucală mai aproape de fața lor. Nu trebuie să vorbești mai tare dacă nu-i poți auzi - asta eo problemă la sfârșitul liniei, nu a ta.
  5. Evitați utilizarea limbajului slab sau a limbajului.
    5
    Evitați utilizarea limbajului slab sau a limbajului. Dacă cunoașteți persoana foarte bine, puteți fi, desigur, informală cu ei. Cu toate acestea, dacă nu cunoașteți persoana la telefon foarte bine, evitați să folosiți argou, blestem sau limbaj rău, deoarece nu știți niciodată cine este la celălalt capăt al liniei! [6]

Cap 2
Menținerea focalizării

  1. Opriți celelalte sarcini înainte de a răspunde la telefon.
    1
    Opriți celelalte sarcini înainte de a răspunde la telefon. Luați un moment scurt pentru a vă pregăti înainte de a răspunde. Nu te distra, deoarece această distragere ar putea duce la o conversație frustrantă și nerecunoscătoare. [7]
  2. Purtați fața pe care doriți să o proiectați.
    2
    Purtați fața pe care doriți să o proiectați. Credeți-vă sau nu, există diferențe în tonul vocii dvs. dacă sunteți zâmbet, încruntat sau plictisit, iar această diferență este vizibilă persoanei de la celălalt capăt al liniei. Practicați-vă să răspundeți la telefon cu un zâmbet, astfel încât să vă simțiți mai fericiți și mai prietenoși.
  3. Răspundeți într-un mediu liniștit.
    3
    Răspundeți într-un mediu liniștit. Dacă vă aflați într-un mediu tare, mutați-vă undeva mai încet înainte de a răspunde la telefon sau de a dezactiva muzica sau televizorul înainte de a răspunde. Vrei să fii într-un loc care este destul de liniștit, astfel încât să poți auzi persoana care vorbește cu tine și ei pot auzi răspunsurile tale. Un mediu liniștit vă va permite să vă concentrați asupra apelantului. [8]
  4. Întreabă-te cine sună dacă nu știi.
    4
    Întreabă-te cine sună dacă nu știi. Dacă nu aveți ID-ul apelantului, nu ați recunoscut numărul sau nu ați auzit ce a spus persoana de pe linia aia, apelați-le din nou spunând: "Pot să vă întreb cine sună?" € De multe ori, persoana nu vă va da numai numele, ci și informații despre motivul pentru care sună.
  5. Întrebați de ce persoana cheamă.
    5
    Întrebați de ce persoana cheamă. Dacă nu cunoașteți persoana, fiți politicos prin a spune "Cum vă pot ajuta astăzi?" Sau "Ce pot face pentru dvs.?" Dacă cunoașteți persoana, puteți spune ceva de genul - Ce sa întâmplat?
  6. Dați-le informațiile dacă persoana pe care încearcă să o atingă nu este disponibilă.
    6
    Dați-le informațiile dacă persoana pe care încearcă să o atingă nu este disponibilă. Dacă apelantul încearcă să ajungă la o persoană care nu este acasă sau nu este disponibilă, să spunem: "Îmi pare rău, doamna Simpson, domnul Burns nu este disponibil acum. Pot să iau un mesaj? "Asigurați-vă că ați înregistrat numele persoanei, numărul de telefon și motivul pentru care apelați la un notepad în scrisul lizibil, lizibil. Dacă nu aveți un notepad în apropiere, adresați-i persoanei de pe linia aia să aștepte în timp ce tu du-te repede.
  7. Nu vorbiți cu oamenii din afara apelului până când apelul nu se termină.
    7
    Nu vorbiți cu oamenii din afara apelului până când apelul nu se termină. Pentru durata apelului telefonic, ignorați toate distragerile din exterior și dați persoanei de cealaltă parte a liniei o atenție nelimitată. Nu discutați sau glumiți cu alți oameni și evitați să încercați să comunicați în tăcere în timp ce vorbiți și pe telefon.

Cap 3
Menținerea profesionalismului

  1. Pregătiți un salut profesional.
    1
    Pregătiți un salut profesional. Când răspundeți la telefon la birou, nu știți întotdeauna cine este la celălalt capăt al conversației. Ar putea fi șeful tău, un client, unul dintre colegii tăi sau chiar un număr greșit. Un salut profesionist, cum ar fi "Bună dimineața" sau "Cum îți pot ajuta?" - ajută conversația pe piciorul drept. Chiar dacă aveți ID-ul apelantului și credeți că este un prieten apel, cineva ar fi putut să-și împrumute telefonul! Răspunzând la telefon cu "ce-ai putea să-ți dai oamenilor o impresie greșită despre tine.
  2. Adoptați un ton prietenos de voce.
    2
    Adoptați un ton prietenos de voce. Când răspundeți la telefon într-o situație de lucru, asigurați-vă că sunați prietenos și politicos pe telefon. Cu toate acestea, evitați sondarea prea prietenoasă sau familiară, deoarece aceasta poate fi o deplasare.
  3. Identificați-vă pe voi înșivă și pe organizația dvs.
    3
    Identificați-vă pe voi înșivă și pe organizația dvs. În situațiile de afaceri, este cel mai potrivit pentru a răspunde la telefon cu numele și compania dvs. De exemplu, spuneți "Vă mulțumim că ați sunat la XYZ. Acesta este Joan, cum vă pot ajuta? "[9] Multe birouri au propriile linii directoare pentru a răspunde la telefon, deci asigurați-vă că respectați regula pe care compania dvs. a stabilit-o!
  4. Adresați-vă apelantului în mod corespunzător după titlul acestuia.
    4
    Adresați-vă apelantului în mod corespunzător după titlul acestuia. Adresați întotdeauna apelantului titlul pe care îl furnizează. Dacă vor spune numele și prenumele lor și doriți să fiți mai profesioniști, numiți-i după numele lor de familie. [10]