Cum să compuneți un e-mail de afaceri unei persoane pe care nu o cunoașteți

Cercetați-vă. Există o varietate de informații pe care trebuie să le cunoașteți înainte de a compune un e-mail unui străin. Înainte de a începe să tastați, aruncați o privire rapidă pe site-ul companiei pentru care lucrează destinatarul. Dacă nu cunoașteți adresa de e-mail a destinatarului, aceasta poate fi găsită prin scanarea site-ului web al companiei. Dacă nu este afișat niciun e-mail, fiți precaut să contactați persoana prin e-mail. S-ar putea să doriți să alegeți o literă fizică în locul dvs. [1] Dacă intenționați să puneți întrebări în e-mail, verificați dacă site-ul adresează aceste întrebări. Nu doriți să dați impresia că sunteți leneș și că nu ați avut timp să citiți cu atenție un site web. [2] Asigurați-vă că contactați persoana potrivită. Mulți oameni pornesc e-mailuri cu ceva de genul: "Nu sunt sigur dacă sunteți persoana potrivită pentru a cere, dar ..." Acest lucru este considerat neprofesional și lipsit de respect față de timpul destinatarului. Dacă nu știți cine să contactați, țineți cont de e-mail până când puteți afla aceste informații. [3]

Scrieți o linie descriptivă a subiectului. Linia subiectului dvs. ar trebui să transmită motivele exacte pentru trimiterea e-mailului. De multe ori, e-mailurile de la străini sunt ignorate sau trecute cu vederea. O linie solidă a subiectului reduce șansa ca e-mailul dvs. să fie transferat. Utilizați câteva cuvinte pentru a spune ce este vorba despre e-mail. Utilizați cât mai multe detalii posibil pentru a include în 4 sau 5 cuvinte. De exemplu, "Întâlnirea la ora 10 dimineața cu privire la noile computere" este mai bună decât "Întâlnirea de dimineață". [4] Liniile de subiect vagi, cum ar fi "Hello" și "Hi", sunt uneori citite din neatenție ca spam și redirecționate spre spamul destinatarului pliant. Utilizați un e-mail profesionist, deoarece adresa dvs. de e-mail va apărea alături de linia de subiect. Utilizați un e-mail care utilizează numele dvs. complet și nu unul care utilizează o expresie persona sau vagă. [5] Nu utilizați niciodată toate capacele într-o linie de e-mail, chiar dacă e-mailul este urgent. Acest lucru se declanșează ca strigăte, care pot fi interpretate ca ostilitate [6].

Decideți cum să adresați destinatarului. Acest lucru poate fi dificil dacă trimiteți un e-mail unui străin, deoarece este posibil să nu știți numele preferat. Există însă câteva linii directoare privind eticheta, care vă pot ajuta să evitați greșelile. Dacă nu cunoașteți numele persoanei, evitați expresii prea formale, cum ar fi: "Către cine poate fi îngrijorat" sau "Dragă domnule / domnișoară". Nu merge prea casual. "Bună" este prea neprofesional pentru un e-mail de afaceri. S-ar putea să fiți mai bine să începeți să trimiteți un e-mail cu o simplă, "Bună ziua". [7] Dacă știți numele persoanei, asigurați-vă că scrieți corect. Verificați ortografia de câteva ori, deoarece este ușor să alunecați dacă nu ați trimis-o niciodată prin e-mail. [8] Utilizați "Dl" și "Doamna" urmată numai de numele persoanei. De exemplu, dacă trimiteți un e-mail către Jane Hart, începeți să trimiteți un e-mail cu "Dragă doamnă Hart" și nu "Dragă doamnă Jane Hart". Nu face niciodată presupuneri despre starea civilă a unei femei. Dacă cunoașteți starea ei maritală, este mai bine să evitați să atrageți atenția asupra acesteia într-un e-mail, deoarece este irelevant pentru lumea afacerilor. Stick la "doamna" și nu folosiți niciodată "Miss" sau "Doamnă" cu excepția cazului în care beneficiarul folosește aceste salutări. [9] Dacă cineva are un doctorat, este recomandabil să folosești "Dr." atunci când îi adresați. [10]

Identificați-vă pe dvs și compania pe care o reprezentați. Rețineți că atunci când trimiteți un e-mail de afaceri, reprezentați locul dvs. de muncă. În prima teză, identifică-te și compania ta. De exemplu, un e-mail ar putea începe, "Dragă doamnă Hart, Ma numesc John Dawson și lucrez în marketing la Wilson Technologies".

Păstrați-l scurt și până la punct. Obținându-vă punctul și identificând în mod clar scopul dvs., prezentați o imagine profesională care va fi luată în serios de către cititor. Acest lucru mărește probabilitatea ca e-mailul dvs. să fie citit și să răspundă la timp, deoarece oamenii se angajează să se ocupe de răspunsuri prea proaste. După ce vă identificați pe dvs. și compania dvs., următoarea propoziție ar trebui să explice scopul emailului. Cel mai bine este să vă precizați cazul în două propoziții. [11] Fii pozitiv. Chiar dacă scrieți pentru a adresa o plângere sau o îngrijorare, fiți politicos și respectuos pe tot parcursul e-mailului. Nu vă răfuiți pe șefii de gură, pe alte companii sau pe angajați, deoarece acestea vă reflectă slab asupra dvs. [12] În timp ce în scrisori de intenție, este standard să includeți câteva informații de bază despre dvs. dacă trimiteți un e-mail în numele unei companii lăsați aceste informații afară. Pur și simplu precizați-vă numele și poziția în companie înainte de a trece la scopul e-mailului. [13]

Utilizați proză simplă și directă. Un e-mail de afaceri ar trebui să fie cât mai ușor de citit. Aceasta înseamnă utilizarea unui limbaj clar, ușor de înțeles. Alegeți vocea activă pe vocea pasivă. De exemplu, nu spuneți: "Un memoriu ți-a fost trimis de șeful meu, James Peterson." În schimb, spuneți: "Șeful meu, James Peterson, v-a trimis un memoriu" [14]. Evitați jargonul și termenii tehnici, chiar dacă acești termeni sunt folosiți cu mult în compania dvs. Alegeți expresii simple și engleze simple [15]. Utilizați propoziții scurte. Eliminați conjuncțiile atunci când este posibil și distrugeți frazele lungi. De exemplu: "Noi nu am auzit de la tine în ceea ce privește memo-ul și a vrut să urmeze pentru a vă asigura că ați înțeles informațiile." Acest lucru ar fi mai bine spus ca: "Noi nu am auzit de la tine în ceea ce privește memo-ul. Am vrut să urmăm pentru a vă asigura că ați înțeles informațiile." [16] Utilizați gramatică, ortografie și punctuație adecvate. Verificați și corectați toate e-mailurile înainte de a atinge butonul de expediere.

Știți ce să evitați să trimiteți. Există anumite reguli de etichetă în ceea ce privește ceea ce ar trebui transmis prin e-mail. Înțelegeți ce să evitați trimiterea înainte de a contacta pe cineva. Atașamentele sunt în regulă dacă trimiteți mesaje prin e-mail cu privire la informațiile solicitate în mod specific, dar nu trimiteți atașamente unor străini fără a solicita acest lucru. [17] Evitați atașamentele și fișierele prea mari. În cazul în care este necesară trimiterea unor astfel de informații, trimiteți un e-mail în prealabil, oferindu-i destinatarului un cap. Nu utilizați o semnătură prea lungă. În mod ideal, semnătura dvs. trebuie să includă numai numele dvs., adresa poștală, adresa de e-mail și numărul de telefon. Dacă doriți, este, de asemenea, potrivit să includeți titlul de post. [19] Nu includeți grafică sau fundaluri. Ei tind să blocheze memoria de e-mail și să se descarce ca neprofesioniști într-o afacere. [20]

Dați instrucțiunilor destinatarului modul în care să răspundeți. Spre sfârșitul e-mailului, furnizați instrucțiuni cu privire la modul în care destinatarul poate continua. Politice specificați un interval de timp în care doriți să auziți înapoi. De exemplu, "Dacă te-ai putea întoarce la mine până la sfârșitul zilei de mâine, aș aprecia cu adevărat." Includeți orice informații de contact după cum este necesar. Puteți să spuneți pur și simplu: "Acesta este cel mai bun e-mail pentru a ajunge la mine" sau pentru a solicita un apel telefonic și pentru a include numărul dvs. Fii specific pentru ceea ce vrei de la destinatar. Nu spuneți pur și simplu: "Sper să vă aud de curând." În schimb, spuneți, "Sper să vă aud de curând, astfel încât să putem discuta despre logistica tranziției către un nou sistem informatic".

Utilizați o trimitere corespunzătoare. Înainte de numele dvs., va exista o formă de rămas bun. Alegeți o afacere potrivită pentru a trimite e-mailul. Nu utilizați pur și simplu o cratimă și apoi includeți-vă numele. Acest lucru se pare ca este prea informal, la fel ca semnele de tip "Vedeți-vă în jur" și "Ia-o ușor". Emoticoanele, ca fețele zâmbitoare, sunt cel mai bine evitate. [21] Într-un e-mail de afaceri, ceva de genul "Cel mai bun" sau "Totul cel mai bun" este potrivit deoarece este prietenos fără a sacrifica profesionalismul. "Cu stimă" este o altă opțiune bună, dar se poate desprinde ca fiind înfundată. [22] "Mulțumesc" și "Mulțumesc" sunt, de asemenea, potrivite, dar ar trebui evitate dacă nu îi cereți destinatarului să îndeplinească o anumită sarcină sau datorie.

Urmare. Lumea afacerilor este ocupată. Dacă nu veți auzi înapoi de la destinatar într-un interval de timp corespunzător, este necesar să trimiteți un e-mail următor. Dacă cineva nu răspunde, probabil nu a fost deliberat. E-mailurile sunt susținute și de multe ori, chiar dacă urmați un protocol adecvat, lucrurile se termină accidental într-un filtru de spam. [24] Un e-mail de urmărire ar trebui să fie un răspuns direct la un e-mail pe care l-ați trimis deja. Fii politicos, începând cu ceva de genul: "Știu că probabil ești foarte ocupat, dar am vrut doar să mă asigur că ai primit e-mailul meu". Apoi repetați scurt subiectul mesajului original. [25]